Как не дать бухгалтеру вас подставить: памятка для собственников бизнеса | Rusbase

Как понять при найме, что сотрудник будет надежным?

Первое, что должно вас насторожить, — резюме с ошибками. Если не выдержан слог, не хватает точек или заглавных букв, этом может свидетельствовать о невнимательности, необязательности и отсутствии той самой педантичности (в хорошем смысле), которая важна для человека такой профессии.

Что делать, чтобы не терять деньги?

Часто проблемы возникают из-за отсутствия коммуникации или из-за того, что директору и бухгалтеру некомфортно друг с другом. Поэтому важно выстраивать отношения на понимании и не обесценивать труд такого сотрудника — электронный документооборот не происходит сам собой, и по сравнению с началом нулевых объем работы у бухгалтеров вырос вдвое.

Также важно помнить, что человеку свойственно ошибаться, особенно если мысли заняты личными проблемами. Если вы знаете, что у вашего бухгалтера сложный период, лучше перепроверить все за ним.

Еще одна полезная мера — внешний аудит, который можно проводить раз в квартал, чтобы держать бухгалтера в тонусе и быть уверенным, что все в порядке (или вовремя выявлять и исправлять ошибки). А если нет возможности нанять внешнего консультанта, можно самому иногда залезать в собственную базу (как минимум, нужно знать, где она лежит).

Shutterstock / Natee Meepian

Как не стать жертвой?

• Запрашивать сверки с налоговой, чтобы знать, есть ли у вас долг и когда он возник. 
• Настроить получение уведомлений о сдаче отчетности. 
• Читать и самостоятельно подписывать документы — в частности, о выплате премий. Не нужно давать человеку возможность и повод воровать.        
• И — опять же — не отдавать бухгалтеру право подписи в интернет-банке. 

Как этого не допустить?

Использовать облачную бухгалтерию и не замыкать весь процесс на одного сотрудника: пароль должен быть и у него, и у вас, и все уведомления должны приходить вам на почту. 

Корыстное использование информации о вашем бизнесе

Бухгалтер — тот человек, который знает о вашем бизнесе практически все, поэтому многие опасаются, что он может «слить» информацию конкурентам или использовать сведения о деятельности вашей компании, чтобы открыть собственную. 

У бухгалтера особое мышление — он «живет прошлым», работает с фактами, которые уже свершились. И человек, который согласен и готов считать чужую прибыль, должен иметь очень развитую предпринимательскую жилку, чтобы организовать и вести бизнес самостоятельно. Такое встречается редко.

Откровенное воровство

Как правило, больше воруют снабженцы — те, кто непосредственно связан с контрагентами. Сам бухгалтер не влияет на решения о покупке и видит их уже постфактум. 

И в целом сейчас откровенное воровство встречается все реже. Но если бухгалтер пользуется полным доверием, самостоятельно проводит все платежи и сдает отчетность, теоретически у него есть возможность вывести часть средств на свое ИП или ООО, «нарисовать» отчет и подделать выписки, чтобы вы ни о чем не узнали.

Переплата налогов и другие ошибки

Бизнес может страдать не только от злонамеренных действий бухгалтера, но и от его невнимательности, некомпетентности, банальной лени или страха. В итоге вы можете платить гораздо больше налогов, чем должны. 

Или, к примеру, люди, вышедшие из 90-х и привыкшие к неофициальному обороту наличных, часто даже не задумываться о том, чтобы официально оформить командировочные или представительские расходы вроде похода в ресторан на деловую встречу. 

Есть еще много возможных проблем из категории «человеческий фактор». Бухгалтер работает с цифрами, и если что-то мешает сосредоточиться — проблемы дома, заболел ребенок, — можно легко начать делать ошибки. Можно два раза отправить один и тот же платеж — скажем, на миллион. И потом придется его возвращать.

Подытожим: как не дать бухгалтеру вас подставить

• Тщательно подходите к вопросу найма. Помните, что способного человека с небольшим опытом можно «натаскать», но если он допускает грубые ошибки в резюме или неприятен вам как личность — не стоит доверять ему ведение учета.
• Выстраивайте здоровые доверительные отношения. Если вы относитесь к своему бухгалтеру и его обязанностям чисто формально, у него вряд ли будет стимул действовать в ваших интересах. 
• Не снимайте с себя всю ответственность и не отдавайте бухгалтеру полный доступ к системе «Банк-Клиент». Заверить документ электронной подписью или подтвердить операцию со смартфона можно меньше чем за минуту — зато вы всегда будете в курсе, куда и почему уходят деньги. 
• Не забывайте про контроль со стороны. Запрашивайте сверки с налоговой, чтобы убедиться, что у вас нет долга или переплаты, и обращайтесь к консультантам для проведения внешнего аудита. 
• При невозможности самому искать и контролировать главбуха обращайтесь в надежные бухгалтерские компании. В частности, аудитор всегда может порекомендовать проверенного подрядчика для ведения бухучета. 
• Посещайте курсы для предпринимателей и собственников бизнеса по организации контроля и учета финансов на предприятии. Например, мы в партнерстве с бухгалтерской компанией «Гроссбух» организуем подобные мероприятия. 

Потеря базы и возможное вымогательство

Сегодня один из главных рисков для собственника возникает в ситуации, когда бухгалтер ведет учет на своем личном компьютере и доступ к базе данных есть только у него. 

Оставшись без базы, вы будете вынуждены восстанавливать весь учет — представьте, что это такое, если за год у компании были сотни операций на сумму в несколько десятков миллионов.